中国计量大学举办国际会议管理办法
为进一步加强和规范学校举办国际会议的管理，根据《浙江省党政机关承接国际会议和全国性会议管理办法》（浙委办发〔2019〕15号）和《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）等文件规定，结合学校实际，制定本办法。
第一章 总 则
第一条 本办法所称国际会议是指我校主（承）办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
第二条 国际会议的举办要切实贯彻“以我为主、目的明确、厉行节约、讲求实效”的原则，严格控制会期、会议规模和会议规格，不得举办层次、水平较低的一般性会议及以盈利为目的的会议。
第三条 鼓励有条件和能力的学院、研究所/院举办有较高专业水平的学术性国际会议，以提高学校科学研究水平，促进学科建设，增进学校与国外学术界的联系，扩大学校在国际上的影响力。
第四条 主办单位应遵守外事纪律，内外有别，严格遵守保密制度。涉及政治敏感及不明事宜，应及时与学校汇报请示，不得随意对外表态。会议未获批准前，不得擅自筹备或对外承诺举办国际会议，不得提前签发邀请函。
第二章 组织管理
第五条 国际处是学校举办国际学术会议的归口管理部门。根据上级和学校有关规定，国际处对以中国计量大学名义主办、承办的国际会议进行审核把关、参与并指导。
第六条 科技处、社科处负责对自然科学类和社会科学类学术会议进行学术和形式审查以及部分经费资助的审批工作。
第七条 各学院、研究所/院是举办国际会议的主体，在国际会议的筹办、举行和总结等各阶段中发挥主要作用。
第八条 会议举办单位应指派专人具体负责会议筹备工作，成立会议筹备秘书处或相应组织，成员应包括举办单位以及国际处、科技处等部门相关人员。
第三章 申办程序
第九条 举办国际会议实行国务院和省部两级审批制度，学校举办的国际会议通过国际处报上级部门审批。
第十条 国际会议正式申请应至少提前6个月向国际处提交以下材料：
1．《中国计量大学举办国际学术会议审批表》；
2．拟邀请的国（境）外专家名单；
3．会议日程；
4．会议经费预算说明。
第十一条 由其他单位主办、我校承办的国际会议，需由校内具体参与组织的单位向国际处提供主办单位委托函及其省部级部门的会议批件。
第十二条 如有台湾地区与会人员，举办单位需在确定参会人员名单后，向学校港澳台事务办公室提供参会代表姓名、性别、单位、职务、研究方向等信息。
第十三条 国际处对举办国际会议的相关材料进行审核，经分管校领导批准后上报浙江省人民政府审批。获批后，举办单位方可正式启动会议宣传并落实会务筹备和组织工作。未经批准，不得对外申办、举办和承诺举办国际会议。
第十四条 会议结束后，举办单位应及时将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料归档，并于会后1个月内将《中国计量大学举办国际学术会议总结表》提交国际处，国际处整理后将会议总结、会议论文集、会议成果及其他相关资料上报浙江省人民政府。
第四章 管理原则
第十五条 举办重大国际会议（指外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的一般性国际会议，外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议，及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议）应在上年度10月底前向国际处报送计划。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国部级以上现职和前政要及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。
第十六条 举办一般学术会议，原则上不邀请国家、省、市领导出席。如确需邀请国家、省、市领导出席开幕式，会议举办单位应提前3周提出书面申请（附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿）报国际处。
第十七条 会议不得涉及“两个中国”“一中一台”等政治敏感问题。不得随意使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”“高层会议”“首届”等字眼。不得擅自对外承诺提供任何免费服务。不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。
第十八条 举办国际会议应严格执行财政部制定的在华举办国际会议财务管理等有关规定，合理编制会议预算，严格控制经费支出。依照同类国际会议的惯例，按照注册费、论文集资料费、食宿费、大型宴会费、专家讲座费等项目，会议举办单位可收取必要的费用，力争经费自筹，以会养会。
第十九条 以学校名义主办或承办的国际会议，若邀请学校领导出席会议开幕式，主办单位应提前2周将申请材料（电子稿）及领导讲话稿上报国际处。
第二十条 学校设立专项资金，必要时适当资助学校主（承）办的国际会议。国际处负责对会议性质、规模、水平、预算等进行审查，确定资助额度并报分管校领导审批。
第二十一条 在校内举行国际会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等会务组织工作，由举办单位与校内相关单位协商解决。
第二十二条 禁止利用国际会议进行公费旅游、盈利创收，不得损害学校形象，不得接受不明背景的或别有企图的国（境）外机构的赞助，损害国家利益。
第五章 附 则
第二十三条 举办双边会议、两岸会议参照此办法执行。
第二十四条 本办法自发布之日起施行，由国际处负责解释。原《中国计量学院举办国际学术会议管理办法（试行）》（量院〔2011〕45号）同时废止。
