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中国计量学院举办国际学术会议管理办法(试行)

更新时间:2016-11-9来源:国际交流中心

中国计量学院举办国际学术会议管理办法(试行)

量院〔2011〕45

 

第一章  总 则

    第一条 为进一步加强和规范我校举办国际学术会议的管理,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于在华举办国际会议的管理办法》(中办发〔200610号)、教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)》(教外际〔2007105号)和浙江省政府的有关规定,结合我校实际,制定本办法。

  第二条 举办国际学术会议是学校国际学术交流的一种重要形式,有利于提高我校的国际学术地位,有助于及时掌握国际学术发展的最新动态,促进相关学科的发展,增进我校与国外学术界的联系。学校鼓励和支持校内各单位在国内(主要在浙江省)举办国际学术会议。

  第三条 国际交流中心是我校举办国际学术会议的归口管理部门。主要职责包括:

  (一)国际学术会议的立项申报;

  (二)国际学术会议总结及统计信息的管理。

    第四条 科技处、社科处负责国际学术会议申请的初审工作。

第二章  举办国际学术会议的基本条件

    第五条 举办单位须有较强的学术组织能力和会务组织能力。

  第六条 举办单位在国内外本学科领域有一定影响,对本领域的国内外研究现状和发展方向有较强的把握能力。

  第七条 举办单位能够邀请一定数量的国内外知名学者参会,并能够征集一定数量和较高水平的学术论文。

  第八条 举办单位要落实会议经费,保证会务及接待工作的顺利进行。

第三章  申办程序

    第九条  由我校举办的国际学术会议分为两类:一类是双边国际学术会议,指参会者来自2个国家和地区(不包括香港、澳门、台湾地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等;一类是多边国际学术会议,指参会者来自3个或3个以上国家和地区(不包括香港、澳门、台湾地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

    第十条  举办双边国际学术会议

    (一)由会议举办单位向科技处、社科处提交申办报告,并附会议内容,主要包括会议名称(中外文)、会议主题及相关议题、举办会议的目的和意义、会议规模(中外来宾具体人数)、外宾的名单及相关信息列表(包括外宾的中外姓名、性别、职务或职称、单位与国别等)、主办或承办单位、会议时间和地点、会议语言以及经费来源等。

    (二)科技处、社科处初审后交国际交流中心审核,报分管校领导审批。

    (三)举办单位负责会前各项准备工作,申办报告经分管校领导审批同意后,可寄发会议通知、会议注册表和邀请函等。

    (四)会前联系工作、会议代表抵离杭州的接送及会议期间其他活动均由会议举办单位负责和安排。特殊情况可提请国际交流中心协助。

    (五)会议结束后,举办单位学术负责人按规定提纲起草国际学术会议总结报告,并附会议论文集、会议日程、带文字说明的会议图片等会议相关资料,于会后一个月内报国际交流中心备案。

    第十一条  举办多边国际学术会议

    (一)会议类型

    1.我校主办;

    2.国际学术团体或机构委托我校承办;

    3.我校与国际学术团体机构共同主办。

    (二)审批权限

    1.教育部审核并报请国务院审批:外宾人数在100 人以上或会议总人数在400 人以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300 人或会议总人数在800 人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议(审批工作日不确定)。

    2.省政府审批:除国务院和教育部审批之外的其它会议(审批工作日3个月)。

    (三)会议经费

    1.经费自筹,以会养会,收支平衡。

    2.政府部门、企业、国外合作单位等资助的会议经费按照相关要求合理支出。

    (四)审批办法

    1.会议召开前一年的10月之前,举办单位将会议举办申请与相关资料(说明举办会议的必要性并提交有关国际组织的背景材料,说明会议必要性的具体材料见以下第2项内容)递交科技处、社科处初审后交国际交流中心,国际交流中心综合审核举办申请后,一并行文预请示省政府。

    2.会议召开当年,经预批准同意的会议举办单位向国际交流中心递交正式的会议举办申请与相关资料,包括会议名称(中外文)、会议主题及相关议题、举办会议的目的和意义、会议规模(中外来宾具体人数)、外宾的名单及相关信息列表(包括外宾的中外姓名、性别、职务或职称、单位与国别等)、主办与承办单位、会议时间和地点、会议语言,会议日程以及经费来源等。由国际交流中心向省政府行文请示。

    会议正式申请应至少在会议召开前5个月报国际交流中心。

    (五)会议召开

    1.举办单位负责会前各项准备工作,省政府批复同意后,方可寄发会议通知、会议注册表和邀请函等。

    2.会前联系工作、会议代表抵离杭州的接送及会议期间其他活动均由会议举办单位负责。特殊情况可提请国际交流中心协助。

    3.会议结束后,由举办单位的学术负责人按规定提纲起草议学术总结报告,并附会议论文集、会议日程、带文字说明的会议图片及会议相关资料,于会后一个月内报国际交流中心备案。

    (六)注意事项

    1.未经省政府批准,严禁任何人和单位向国外擅发会议邀请函与举办会议许诺。

    2.会后须向省政府报送会议总结、会议论文集、会议成果及相关资料。

    3.会议不得涉及“两个中国”、“一中一台”等政治敏感问题。

    4.不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓。

    5.不得擅自对外承诺提供任何免费服务。

    6.要认真研究确定会议的主题,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。

    7.要严格控制会议的住宿档次,按照国际惯例不配备生活用品,不发放会议纪念品,不赠送礼品,不组织公款游览、参观等。会议用餐以自助餐为主,可安排一次冷餐宴请,不再另外安排迎送宴请。外方参会人员除特邀代表外,其他人员往返路费及食宿费一律自理。

第四章  筹备与组织

    第十二条 举办单位应设立筹备机构,下设学术组和会务组。

    (一)学术组负责与会议有关的学术活动,包括确定会议主席、副主席、秘书长等人选;确定详细会议议题,征集评审论文,编辑出版论文集;制订会议日程、议程;提供国内外与会学者名单;会议筹备期间的对外联系工作以及会议期间有关学术方面的工作。

    (二)会务组负责行政管理和组织工作,包括会议接待、礼宾、财务、宣传等。

    (三)原则上会议要安排半天及以上在学校召开。

    第十三条 举办国际学术会议应认真贯彻国家有关保密政策,做好政治、经济、科技等方面信息的保密工作。

    第十四条 会议结束后,举办单位应做好如下工作:

    (一)汇集、整理、出版论文集。

    (二)按有关要求,将会议总结于会后一个月内交国际交流中心。

第五章  附 则

    第十五条 本规定自发布之日起施行。

    第十六条 本规定由国际交流中心负责解释。

 

    附件 1.中国计量学院国际学术会议审批流程

         2.中国计量学院举办国际学术会议校内审批表

         3.中国计量学院举办国际学术会议总结表

 

  中国计量学院办公室              2011628日印

附件1.docx

附件2.docx

附件3.docx