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举办国际会议申请指南

更新时间:2017-6-9来源:国际交流中心

 如需申请举办国际会议请参考以下步骤:
1.确定我校是否为会议主办方。根据“谁主办谁申请”原则,须由主办方提交国际会议举办申请。如实际主办方并非我校,主办方可给我校写个函,表示同意由其与我校共同主办,凭此我校可作为主办方申报。
2.确定该国际会议为双边会议或多边会议。具体定义参见《中国计量学院举办国际学术会议管理办法(试行)》第九条。
3.向科技处、社科处提交会议申请,即《中国计量学院举办国际学术会议校内审批表》。具体参见《中国计量学院举办国际学术会议管理办法(试行)》中的附件2。另须附上外宾的名单及相关信息列表(包括外宾的中外姓名、性别、职务或职称、单位与国别等)。
4.如为双边会议,经科技处、社科处初审后,举办单位将上述材料交至交国际教育学院审核,报分管校领导审批。举办单位负责会前各项准备工作,申办报告经分管校领导审批同意后,可寄发会议通知、会议注册表和邀请函等。会前联系工作、会议代表抵离杭州的接送及会议期间其他活动均由会议举办单位负责和安排。特殊情况可提请国际教育学院协助。
5.如为多边会议,经科技处、社科处初审后,举办单位将上述材料交至交国际交流中心。同时还需递交“多边国际会议举办申请样本”拟稿(电子版),具体内容可参见附件1.《多边国际会议举办申请样本》。由国际教育学院综合审核后向省政府或者教育部请示。举办单位负责会前各项准备工作,省政府或教育部批复同意后,方可寄发会议通知、会议注册表和邀请函等。会前联系工作、会议代表抵离杭州的接送及会议期间其他活动均由会议举办单位负责。特殊情况可提请国际教育学院协助。
6.会议结束后,由举办单位的学术负责人按规定提纲起草议学术总结报告(电子版),并附会议论文集、会议日程、带文字说明的会议图片及会议相关资料,于会后一个月内报国际教育学院备案,可参考附件2《会议总结样本》。同时须完成《中国计量学院举办国际学术会议总结表》并交至国际交流中心,具体表格参见《中国计量学院举办国际学术会议管理办法(试行)》中的附件3。
7.注意事项。申请主办国际会议前请仔细阅读于《严格控制在华举办国际会议的通知》、《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则的通知》以及《中国计量学院举办国际学术会议管理办法(试行)》。同时注意以下几点:
a. 如出现英文表达,则须附上对应的中文翻译与其相对照,不宜出现没有中文翻译的英语表达。
b. 会议会期一般为二到三天,不宜过长,否则不符合中央压缩会议的精神。
c. 不宜出现外国人占比太小的情况。
d. 台湾国立***大学中的“国立”不可出现。
e. 来自中国台湾的参会人需提供个人背景资料(个人经历、学术)。
f. 需要附上经费预算说明。(避免出现宴请、礼品、游玩等费用)。